Ein Geschäftsführer hat vor einiger Zeit zu mir gesagt:
„Ich habe Hemmungen. Klar, man muss etwas tun. Digitalisieren, KI, Prozesse, ich weiß. Aber wir kommen nicht voran.“
In seinem Unternehmen lief vieles über Excel, und die Tabellen gingen ständig hin und her. Am deutlichsten sah man es beim Urlaubsantrag: ein Formular in MS Forms, eine E-Mail hinterher, die Genehmigung durch den Chef, dann im Sekretariat ein Ausdruck, ein Eintrag in Excel, ein Ablauf in Power Automate und am Ende der Ordner. Sieben Schritte, drei Personen und vier Werkzeuge für ein paar freie Tage.
Was ein Antrag kostet
In den sieben Schritten stecken etwa 32 Minuten Arbeit, das schätze ich. Eine Arbeitsstunde kostete 2025 in Deutschland im Schnitt 45 Euro (Statistisches Bundesamt), also rund 24 Euro pro Antrag. Wenn 80 Beschäftigte dreimal im Jahr Urlaub nehmen, sind das 5.760 Euro.
Dabei ist nur die Zeit am Antrag gerechnet. Das Sekretariat lässt etwas liegen, um auszudrucken und einzutragen, und kommt danach nicht sofort wieder hinein. Wer den Antrag gestellt hat, fragt sich, ob die Mail angekommen ist und ob schon jemand genehmigt hat. Eine Studie mit 24 Wissensarbeitern fand im Schnitt gut 25 Minuten, bis unterbrochene Arbeit wieder aufgenommen wurde. Rechne ich zehn Minuten Wiedereinstieg dazu, kostet der Antrag 31,50 Euro und im Jahr 7.560 Euro.
Und das ist ein einziger Ablauf. Hat ein Unternehmen dreißig davon, sind es rund 230.000 Euro im Jahr, und niemand hat nachgesehen, wie viel davon verschenkt ist.
Wissen und Handeln
Wang Yangming, ein chinesischer Philosoph, hat vor rund 500 Jahren gelehrt: Wer verstanden hat und nicht handelt, hat nicht verstanden. Er meinte das moralisch, für ihn waren Wissen und Handeln eins. Der Geschäftsführer stand vor einem Berg, Digitalisieren, KI und Prozesse auf einmal, und vor so einem Berg geht man nicht los.
Was übrig bleibt
Ich fange mit einem Ablauf an. Ich setze mich mit denen zusammen, die den Antrag stellen, bearbeiten und abheften, und wir fragen, wofür welcher Schritt da ist. Beim Urlaub kann am Ende einer bleiben: Wer frei haben möchte, spricht sich mit seinem Team ab und trägt es ein. Einen Chef, der jeden Antrag freigibt, braucht es dafür nicht. Diesen Schritt bauen wir dort, wo die Leute ohnehin arbeiten, meistens in Teams.
Wegnehmen fällt schwer, auch mir. Vor einem Vortrag über das Weglassen bat ich meine KI, die Folien mit Belegen zu stärken, und bekam vier Folien mehr. Auf meinen Hinweis meinte sie: Stimmt, in einem Vortrag über Weglassen füge ich ungefragt Dinge hinzu. Sie hat das von uns gelernt. Als Forscher 2021 Menschen baten, einen wackligen Lego-Bau stabiler zu machen, hätte ein Stein weniger gereicht, und die meisten haben trotzdem keinen weggenommen.
Warum beides
Dafür braucht es beides. Arbeite ich nur an der Organisation, öffnet das Sekretariat am nächsten Morgen dieselbe Excel-Tabelle wie gestern. Baue ich nur Software, baue ich die sieben Schritte nach, jetzt mit Klicks. Erst wenn die überflüssigen Schritte weg sind und der eine, der bleibt, dort läuft, wo das Team arbeitet, ist aus dem „ich weiß“ des Geschäftsführers ein Anfang geworden.
Quellen: Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung vom 29.04.2026 (Arbeitskosten 2025: 45,00 Euro je geleistete Arbeitsstunde, Produzierendes Gewerbe und Dienstleistungen). Mark, Gonzalez, Harris: No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work, CHI 2005 (24 Beschäftigte, über 700 Beobachtungsstunden; Wiederaufnahme unterbrochener Arbeit am selben Tag im Schnitt nach 25 Minuten 26 Sekunden). Adams, Converse, Hales, Klotz, Nature 2021 (Lego-Aufgabe). Wang Yangming, Instructions for Practical Living, Abschnitt 5, Übersetzung Wing-tsit Chan.
