KI-Transparenz und Datenschutz
Wie unser KI-System mit deinen Daten umgeht
Wenn du unsere KI-Dienste nutzt, willst du wissen, was mit deinen Daten passiert. Hier erklären wir den gesamten Datenfluss, benennen jeden beteiligten Dienst und verlinken die offiziellen Quellen. Keine Marketing-Versprechen, nur nachprüfbare Fakten.
Datenfluss Schritt für Schritt
1. Deine Eingabe
Du stellst eine Frage oder gibst Text ein, über die Web-Oberfläche, den Teams-Bot oder die API.
2. Erkennung personenbezogener Daten
Bevor der Text unser System verlässt, durchläuft er mehrere parallele Erkennungsmethoden: Mustererkennung für E-Mail, Telefon, IBAN, Kreditkarten und Ausweisnummern aus DE/CH/NL/FR/BE/ES/AT. PII-spezialisierte Namens- und Organisations-Erkennung (GLiNER, multilingual). Adress- und Straßennamen-Erkennung für 29 Länder. Zusätzlich gleichen wir gegen eine projektspezifische Blacklist (von dir gepflegt) und eine Auto-Blacklist (aus deinen eigenen Daten gelernt) ab.
Alle Erkennungsmethoden laufen gleichzeitig.
3. Pseudonymisierung
Erkannte personenbezogene Daten werden vor der Übergabe an die KI ersetzt. Wie, hängt vom Weg ab. Im Chat, im Teams-Bot und im Sprachassistenten bekommt die KI erfundene Ersatznamen, damit der Text lesbar bleibt. Die Wissenssuche, MCP-Werkzeuge für andere Programme und die öffentliche API ersetzen durch Platzhalter wie [PERSON:a1b2c3d4], damit jeder sieht, was ersetzt wurde. Telefonnummern und IP-Adressen bekommen als Ersatz Werte aus Bereichen, die für Beispiele reserviert sind (BNetzA-Mobilfunk-Reserve, FCC 555-0100, Ofcom 07700 900, RFC 5737/3849). Sie erreichen keinen echten Anschluss. IBAN, Kreditkarten-, Steuer- und Sozialversicherungsnummern bekommen als Ersatz Werte, die ihre eigene Prüfung nicht bestehen, zum Beispiel eine IBAN mit dem Länderkürzel XX.
- Mit Platzhaltern
- [PERSON:79e565e7] hat heute angerufen
- Mit Ersatznamen
- Lucienne Frosch hat heute angerufen
Die Zuordnung liegt in Redis im Arbeitsspeicher unseres Servers in Frankfurt und wird 30 Minuten nach der letzten Nutzung, spätestens 8 Stunden nach der ersten Nutzung, gelöscht. Jede Nutzung startet die Frist neu. Kein dauerhafter Speicher. Beim Löschantrag (Art. 17 DSGVO) atomar entfernbar. Erkannte Werte verlassen unseren Server nur ersetzt.
4. KI-Verarbeitung
Nur der pseudonymisierte Text wird an den KI-Dienst gesendet. Erkannte Namen, Adressen und Kontaktdaten sieht der Dienst nur ersetzt, je nach Weg als Ersatznamen oder als Platzhalter. Was die Erkennung übersieht, geht unverändert mit.
5. Antwort
Die Antwort der KI kommt mit denselben Ersatznamen oder Platzhaltern zurück. Unser System setzt die echten Werte wieder ein, bevor du die Antwort siehst. Läuft die Zuordnung ab, während die KI noch antwortet, kann ausnahmsweise ein Ersatzname stehen bleiben.
6. Protokollierung mit Beweispflicht
Jeder KI-Aufruf erzeugt einen Eintrag mit Zeitpunkt, Person, Anbieter, Modell und Tokenzahl. Jede Ersetzung steht in einem Audit-Log, das niemand nachträglich ändern kann. Der Klartext landet nie im Log, nur die Zahl der erkannten Angaben und Prüfsummen mit geheimem Schlüssel (HMAC-SHA256) der erkannten Werte. Ein Postgres-Trigger blockiert UPDATE, löschen darf nur eine Aufräumrolle nach Ablauf der Fristen. Die Hash-Kette über alle Einträge wird täglich geprüft, das Ergebnis steht in der täglichen Mail um 8 Uhr.
Welche KI-Dienste wir nutzen
Für jeden Dienst sagen wir, was im Vertrag steht, wo der Beleg liegt und was das konkret bedeutet.
Cortecs
Vermittlung an KI-Modelle (Wien)Alle Anfragen an KI-Modelle laufen über Cortecs, mit zwei Ausnahmen bei Google: die Websuche im Chat und die Bildbeschreibung (Alt-Text) für Blogbilder. Die Cortecs GmbH in Wien betreibt die Modelle nicht selbst, sondern leitet jede Anfrage an einen Anbieter weiter, den wir freigegeben haben. Der Router selbst läuft laut Cortecs bei OVH in Frankreich.
Laut Cortecs-DPA verarbeitet Cortecs die Inhalte nur im Arbeitsspeicher und löscht sie nach Abschluss der Anfrage. Betriebsdaten (Metadaten) bewahrt Cortecs bis zu 12 Monate auf. Beim Anbieter, der die Anfrage beantwortet, gelten dessen Aufbewahrungsregeln.
Die Anbieter auf der Cortecs-Liste verarbeiten im EWR. Je nach Weiterleitung können das auch Microsoft Ireland Operations Limited, Google Cloud EMEA Limited oder Amazon Web Services EMEA SARL sein. Für eine Übermittlung an deren Konzerngesellschaften in den USA nennt Cortecs das EU-US Data Privacy Framework.
Cortecs stellt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bereit, mit der vollständigen Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Google Gemini API
Nur Websuche im Chat, Alternativtexte und VorlesenGoogle verwendet Eingaben und Ausgaben der bezahlten API nicht zur Verbesserung seiner Produkte oder zum Training von Modellen.
Für Nutzer:innen im EWR, der Schweiz und dem UK gelten diese Schutzbestimmungen auch bei der kostenlosen Stufe.
Google speichert Anfragen, mitgegebenen Kontext und Antworten 55 Tage, um Verstöße gegen die Nutzungsrichtlinie zu erkennen. Diese Daten nutzt Google laut eigener Aussage nur dafür und trainiert damit keine Modelle außer denen zur Missbrauchserkennung.
Vertragspartner für die bezahlte API ist bei einer Rechnungsadresse in Deutschland die Google Cloud EMEA Limited in Dublin. Die Verarbeitung folgt Googles Bedingungen zur Auftragsverarbeitung. Eine Region in der EU lässt sich für diese API nicht wählen: Laut Google können die Daten in jedem Land zwischengespeichert werden, in dem Google Einrichtungen betreibt. Für Übermittlungen an Google in den USA gilt laut Google das EU-US Data Privacy Framework.
Was wir nicht tun
Wir speichern keine Gesprächsinhalte im KI-Audit-Log. Dort stehen nur Prüfsummen mit geheimem Schlüssel (HMAC-SHA256).
Wir geben keine Kundendaten an Dritte weiter, außer an die oben genannten KI-Dienste. Dorthin gehen sie pseudonymisiert, solange deine Organisation die Pseudonymisierung nicht abgeschaltet hat. Für die nächtliche Prüfung auf übersehene Namen geht pseudonymisierter Text an gemietete Server in der EU oder im EWR (IONOS, RunPod). Die Websuche im Chat schickt die Suchanfrage ohne Pseudonymisierung an Google, weil eine Suche nach Ersatznamen nichts findet. Ruft der Chat eine Webseite ab (Seitenabruf), geht deren Adresse im Klartext an diese Webseite. Jede Antwort, für die Websuche oder Seitenabruf Daten hinausschickten, trägt einen Hinweis darauf. Deine Organisation kann Websuche und Seitenabruf in ihren Einstellungen unter Datenschutz abschalten, dann bietet der Chat beides nicht an. Für Alternativtexte geht das Titelbild eines Blogbeitrags ohne Pseudonymisierung an Google Gemini, für die Vorlesefunktion der Text des Beitrags an Google.
Wir nutzen für jeden Anbieter den kostenpflichtigen API-Zugang, der laut Vertrag das Training mit unseren Daten ausschließt. Kostenlose Tier-Optionen, bei denen Anbieter Daten für Modell-Verbesserung verwerten dürfen, kommen bei uns nicht zum Einsatz.
Wir versprechen keine 100% Pseudonymisierung. Kein Erkennungssystem ist perfekt. Deshalb laufen mehrere Schutzschichten gleichzeitig: PII-Erkennung, Blacklists, vertragliche Zusicherungen mit den KI-Anbietern und Verarbeitung über pseudonymisierte Inhalte. Reibung im Erkennungspfad können wir reduzieren, nicht ausschließen.
Unsere Infrastruktur
Rechtsdokumente
Letzte Aktualisierung: 2. Oktober 2026
Fragen?
Wenn du Fragen zum Datenschutz in unseren KI-Diensten hast, schreib uns. Michael SCHILLER - Organisation. Digital., Datenschutzbeauftragter:
