Worum es geht
Wir fangen nicht beim Werkzeug an. Wir fangen bei eurem Ablauf an.
Ein Gutachten entsteht aus Ortsterminen, Fotos, Diktaten, Akten und Schriftwechsel mit Versicherungen, Anwälten und Gerichten. Das meiste davon ist Handarbeit zwischen zwei Systemen. Genau dort lohnt sich KI zuerst: klein, messbar, ohne dass jemand von Transformation redet. Und dort ist sie am wenigsten riskant, wenn die Daten vorher geschützt werden.
Vier Abläufe, die sich zuerst lohnen
So sieht das im echten System aus.
Alle Bilder und Clips stammen aus unserem eigenen System, mit erfundenen Daten. Kein Bildschirmfoto ist gestellt, jedes wurde von einem automatischen Test aufgenommen, der genau diesen Weg klickt.
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Eine Notiz zum Ortstermin entsteht und liegt danach in der Liste des Falls. · Clip, ohne Ton, läuft in Schleife 1 / 4
Ortstermin diktieren, Notiz liegt im Fall
Nach dem Termin sprecht ihr die Feststellungen ins Telefon. Der Text landet als Notiz im Fall, mit Datum, Ort und Beteiligten. Kein Abtippen am Abend, keine losen Sprachmemos.
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Die Wissenssuche findet die Passage im Ortstermin-Protokoll und nennt das Dokument. · Clip, ohne Ton, läuft in Schleife 2 / 4
Die Akte fragen, Antwort mit Quelle
Welche Feuchtewerte standen im ersten Protokoll? Ihr fragt in normaler Sprache und bekommt die Stelle aus dem Dokument, nicht eine Vermutung. Jede Antwort zeigt, woher sie kommt.
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Ein Entwurf für das Anschreiben an die Versicherung, aus den Notizen des Falls. 3 / 4
Schriftwechsel vorbereiten
Anschreiben an die Versicherung, Nachfrage beim Bauherrn, Fristverlängerung beim Gericht. Der Entwurf entsteht aus dem Fall heraus, ihr prüft und schickt ab. Kein Text verlässt das Büro ohne euren Blick.
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Der Kalender zeigt den Ortstermin und die Abgabefrist des Gutachtens. 4 / 4
Fristen und Termine im Blick
Ortstermine, Abgabefristen, Nachfristen. Alles in einem Kalender, der zum Fall gehört. Wer das Büro vertritt, sieht auf einen Blick, was heute ansteht.
Schnittstellen
Eure Systeme bleiben. Wir docken an.
Ein Sachverständigenbüro arbeitet mit Outlook, Word und Teams, mit einer Gutachten-Software wie Gutachten Manager, SV Works, Bauexpert oder autoiXpert, mit DAT oder Audatex für die Kalkulation und mit der Buchhaltung. Das bleibt so. Was ihr oben seht, ist unsere Oberfläche. Ihr müsst sie nicht benutzen: die meisten Abläufe laufen dort, wo ihr ohnehin seid.
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Microsoft 365, tief
Postfach und Kalender werden in beide Richtungen abgeglichen, Kontakte ebenso. OneDrive und SharePoint sind Wissensquellen: die Akte liegt da, wo sie heute liegt, und wird trotzdem durchsuchbar. Anmeldung mit dem Microsoft-Konto, kein zweites Passwort.
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Teams als Arbeitsplatz
Diktat, Frage, Foto vom Ortstermin: alles im Teams-Chat, die Antwort kommt dorthin zurück. Wer Teams offen hat, braucht kein weiteres Fenster. Der Schutz der Personendaten gilt dort genauso und ist per Befehl sichtbar.
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Gutachten-Software daneben
Gutachten Manager, SV Works, Bauexpert, autoiXpert, DAT, Audatex: euer Fachprogramm bleibt das Fachprogramm. Wir hängen uns an Export, Dateiablage oder API, wo es eine gibt. Ein schlanker Begleiter, kein Ersatz.
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Buchhaltung
sevDesk direkt: Rechnungen, Belege, Kontakte. Andere Systeme über Export und Import, ohne doppelte Eingabe.
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Proton statt Microsoft
Büros ohne Microsoft-Umgebung arbeiten mit Proton Mail, Kalender und Drive. Dieselben Abläufe, dieselbe Suche.
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Offene Schnittstellen
Kalender-Abo für jedes Handy, CSV-Import für Kontakte und Fahrten, eine REST-Schnittstelle und ein MCP-Zugang, über den auch andere KI-Werkzeuge eure Abläufe nutzen können.
Ihr seid kein Sachverständigenbüro, arbeitet aber genauso mit Akten, Terminen und Schriftwechsel? Kanzlei, Ingenieurbüro, Planungsbüro: der Weg ist derselbe. So gehen wir allgemein vor
Datenschutz
Was das Sprachmodell sieht. Und was nicht.
Die eine Frage, die ihr jedem Anbieter stellen solltet: Sieht das Modell die echten Namen, Adressen und Aktenzeichen unserer Kunden? Bei uns lautet die Antwort nein. Und das ist keine Zusage auf Papier, sondern gebaut.
Probiert es aus
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Platzhalter statt Namen.
Namen, Adressen, Daten, Telefonnummern und Aktenzeichen werden ersetzt, bevor die Anfrage das Büro verlässt. In der Antwort tauschen wir sie zurück. Die Zuordnung liegt nur bei euch.
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Die Erkennung läuft bei euch.
Ein eigenes Erkennungsmodell auf eigener Hardware findet die Personendaten. Kein Cloud-Dienst sieht den Text, bevor er geschützt ist.
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Der Schutz ist immer an.
Er lässt sich nicht nebenbei abschalten. Dafür braucht es zwei Schlüssel: die Freigabe der Organisation und die Entscheidung im einzelnen Gespräch. Fällt ein Modell aus und ein anderes springt ein, bleibt der Schutz an.
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Nachweisbar für den Datenschutzbeauftragten.
Jede Anonymisierung landet in einem Protokoll, das nachträglich nicht verändert werden kann. Es gibt einen Tagesbericht. Wenn ein Gericht oder die Aufsicht fragt, habt ihr die Antwort.
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AVV und Sub-Auftragsverarbeiter aus dem System.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag kommt nicht aus einer Word-Vorlage. Das System weiß, welche Dienste beteiligt sind, und prüft vor der Erzeugung, ob alles vollständig ist.
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Ihr entscheidet, wo das Modell läuft.
EU-Anbieter, eigener Server oder ein großes Cloud-Modell. Bei allen dreien gilt: das Modell bekommt nur Platzhalter. Ihr könnt den Anbieter wechseln, ohne dass sich für euer Büro etwas ändert.
Im Gespräch sichtbar
Jedes Gespräch trägt ein grünes Zeichen. Ein Klick zeigt, ob der Schutz aktiv ist und ob die Erkennung erreichbar war. Das Team sieht es, bevor es die erste Frage stellt.
Das Protokoll
Jeder Eintrag zeigt, wie viele Personendaten erkannt und ersetzt wurden, mit welcher Methode, und ob die Nachprüfung sauber war. Klartext steht dort nicht, nur Prüfsummen.
So arbeiten wir
Ein Ablauf, ein kleines Team, vier Wochen.
Wir versprechen keine Transformation. Wir versprechen, dass nach vier Wochen ein Ablauf spürbar leichter ist und ihr wisst, ob es sich lohnt, weiterzumachen.
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Standortbestimmung
Wir schauen uns eure Abläufe an, vom Auftrag bis zur Rechnung. Wo geht Zeit verloren, wo passieren Fehler, was ist Handarbeit zwischen zwei Systemen. Am Ende steht eine ehrliche Liste, sortiert nach Aufwand und Nutzen.
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2
Ein Pilot
Ein Ablauf, das Team, das ihn täglich macht, vier Wochen. Zum Beispiel Diktat zu Notiz. Danach messen wir: wird es benutzt, spart es Zeit, wo hakt es.
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3
Wachsen oder aufhören
Trägt der Pilot, kommt der nächste Ablauf. Trägt er nicht, sagen wir das, und ihr habt vier Wochen investiert statt ein Jahr.
Wer wir sind
Wir arbeiten nicht allein.
Entwicklung, Gestaltung und Organisationsentwicklung machen wir selbst, seit Jahren, und das System oben nutzen wir jeden Tag. Für alles, was nicht unser Fach ist, holen wir Menschen aus unserem Netzwerk dazu. Wen genau, hängt von eurem Büro ab und ist Teil des ersten Gesprächs.
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Machen wir selbst
Entwicklung
Wir bauen und betreiben das System, das ihr oben seht, und arbeiten selbst jeden Tag damit.
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Machen wir selbst
Organisationsentwicklung
Ein Ablauf ändert sich nicht, weil ein Werkzeug da ist. Wir begleiten das Team, damit die neue Arbeitsweise bleibt.
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Holen wir dazu
IT-Recht und Datenschutz
Verträge, Verzeichnisse, Auskunftspflichten prüfen Juristen, nicht wir. Die holen wir dazu, sobald es so weit ist.
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Holen wir dazu
IT-Sicherheit
Sollen Kundendaten auf eurem eigenen Server liegen, lassen wir Zugriff, Verschlüsselung und Sicherung von außen prüfen.
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Machen wir selbst
Gestaltung und Bedienbarkeit
Die Oberfläche bauen wir mit dem Team, nicht für das Team. Ein Werkzeug, das keiner bedienen mag, wird nicht benutzt.
Ehrliche Einordnung
Was wir nicht tun.
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Wir lassen kein Gutachten von der KI schreiben.
Die Feststellung, die Bewertung, die Unterschrift sind eure Arbeit und eure Haftung. Die KI bereitet vor, ordnet und findet. Sie entscheidet nichts.
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Wir schicken keine Haftungsfrage an ein Modell.
Ob ein Mangel erheblich ist oder wer die Kosten trägt, beantwortet kein Sprachmodell. Für Rechtsfragen holen wir Menschen dazu.
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Wir starten kein Großprojekt.
Keine Plattform, kein Jahresvertrag, kein Umbau des ganzen Büros. Ein Ablauf, ein Pilot, dann sehen wir weiter.
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Wenn jemand anders besser passt, sagen wir das.
Es gibt Aufgaben, für die ein anderer Anbieter die bessere Wahl ist. Das erfahrt ihr im ersten Gespräch, nicht nach dem Angebot.
